Als je Gmail al jaren gebruikt, heb je waarschijnlijk de gewoonte ontwikkeld om e-mails te archiveren in plaats van ze te verwijderen. Het is een ritueel: lees ze en verwijder ze uit je inbox. Het lijkt een elegante manier om georganiseerd te blijven. Het probleem is dat je archiveringsgewoonten je snel inhalen – en dat komt doordat je opslagruimte te klein wordt.
Archiveren is niet verwijderen
De fundamentele misvatting waarmee Gmail werkt, is deze:
- Verwijder = Naar de prullenbak verplaatsen, waar de e-mail na 30 dagen definitief verloren gaat.
- Archief = Verberg e-mail in de inbox, maar behoudchat in de map Alle e-mail.
Archiveren is dus slechts een cosmetische handeling. E-mail neemt nog steeds ruimte in beslag in je Google Drive. Al die nieuwsbrieven, orderbevestigingen en oude gesprekken stapelen zich op in je inbox en vreten stilletjes je gratis opslagruimte op (15 GB extra die je deelt met Documenten en Foto's). Archiveren NOOIT maakt geen ruimte vrij.
Mogelijk bent u hierin geïnteresseerd
Hoe wordt een archiveringsgewoonte een probleem?
In de loop der jaren verzamelt u duizenden berichten die u eigenlijk nooit meer wilt zien, laat staan dat ze kostbare gigabytes in beslag nemen. Vroeg of laat verschijnt de gevreesde melding "Uw opslagruimte is bijna vol!" en begint Google u te pushen om een betaald abonnement te nemen.
Verander uw gewoonten voordat u gaat betalenAls je echt wilt opruimen en ruimte wilt vrijmaken, moet je beginnen met verwijderen. In de mobiele Gmail-app gebeurt het vaak dat de standaard veegbeweging een e-mail als gearchiveerd instelt. Ga naar Instellingen -> Algemene instellingen -> Veegacties en stel een van de acties in op Verwijder.
Photo Gallery
Archiveren is alleen nuttig voor berichten die je mogelijk nog eens moet bekijken (bijv. boekhoudkundige documenten, contracten). Voor al het andere dat je inbox alleen maar volpropt, is er maar één juiste manier: verwijderen. Dus stop met archiveren en maak schijfruimte vrij. Het bespaart je niet alleen geld.
Ik vergroot mijn Google Drive-ruimte om foto's te archiveren. Gmail neemt na jaren nog geen 1 GB van mijn ruimte in beslag.
Bedankt voor de uitleg.