A legtöbb kis- és középvállalatnak nem elegendő egyetlen eszköz a vállalatirányításhoz. Gyakran könyvelési rendszerben vezetnek számlákat, mobilalkalmazáson keresztül számláznak, más programban raktárt vezetnek, és ehhez e-shopjuk is van. Ezeknek a cégeknek fontos az adatátvitel lehetőség szerinti egyszerűsítése. Ez teszi számukra a legkényelmesebbé az API-t.
Az API vagy alkalmazásprogramozási interfész a legáltalánosabb módja annak, hogy a vállalatok összekapcsolják a programokat és alkalmazásokat, amelyekben dolgoznak. Az API-nak köszönhetően megvannak az eszközök néhány kattintással, vagy teljesen automatikusan cserélnek adatot. Például az e-shop rendelései automatikusan befolynak a könyvelési rendszerbe, az e-shop rendelésekből származó áruk pedig automatikusan törlődnek a raktári rendszerből.
Ha a program támogatja az API-t, akkor bármilyen más rendszerhez csatlakoztathatja, amely szintén használhatja ezt a technológiát. A fejlesztők sokszor úgy tervezik meg a programokat, hogy két rendszer összekapcsolása a lehető legegyszerűbb legyen, és a felhasználók informatikus segítsége nélkül is kezelni tudják. Néha csak az ún Egy API-kulcs, amelyet egyik programból a másikba másol.
Hogyan könnyíti meg az eszközök összekapcsolása a mindennapi üzletmenetet
Ha egy cégnek vagy vállalkozónak nincs bekötve a rendszere, akkor például kézzel kell átírnia az adatokat egyik programból a másikba, gondoskodnia kell arról, hogy mindkét rendszerben az adatok naprakészek legyenek, és folyamatosan kell kattintani a rendszerek között.
Az eszközök összekapcsolása után az adatok az eszközök között rendszeresen szinkronizálnak. A címjegyzékben lévő dokumentumok, állapotok, dokumentumok vagy akár névjegyek automatikusan átvitelre kerülnek a rendszerek között. Ezzel a cég havonta akár több tíz órát is megspórol, amit a vállalkozó vagy az alkalmazottak az adatok átírásával töltenének. Kézi átírás nélkül a hibaarány is jelentősen csökken.
Számviteli automatizálás API segítségével a gyakorlatban úgy néz ki, hogy például amikor mobiltelefonon használunk egy számlázó alkalmazást és abban számlát készítünk, az automatikusan elküldésre kerül a könyvelő programba könyvelésre. A dokumentumok állapota mindkét rendszerben mindig naprakész.
Minél több alkalmazást csatlakoztat, annál több időt takarít meg
Számviteli program API segítségével linkeled például:
- e-shop,
- raktári rendszer,
- számlázó alkalmazás,
- CRM
- vagy a könyvelője által használt más számviteli rendszer.
Például az összekapcsolás után a folyamatok a következők szerint működnek:
- a számlázó alkalmazásból számlákat küld könyvelésre a könyvelő programba,
- az áruk aktuális állapota mindig szinkronban van a raktári rendszerben és a könyvelő programban,
- a CRM-ben létrehozott ügyfelek automatikusan átkerülnek a könyvelési rendszer címtárába,
- a könyvelő program a számlákat az e-shop felületére küldi, ahonnan a vásárlók letölthetik azokat.
Gyakorlati példa: A Money S3 számviteli program összekapcsolása a számlázó rendszerrel appkou iDocument
Pénz S3 Cseh kedvenc számviteli program a raktárgazdálkodási program, amely API-modult tartalmaz más alkalmazásokhoz való csatlakozáshoz. Ha például egy számlázó alkalmazáshoz csatlakoztatja iDocument, így teljesen automatizálja az adatok és dokumentumok átvitelét a két eszköz között.
A számlák a számlázóalkalmazásból azonnal elküldésre kerülnek a Money S3-ba, amint létrejöttek. Ha az iDokladban rögzíti a készlet állapotát vagy az árlistát is, az API-nak köszönhetően mindkét eszközben szinkronizálható.
Tehát nézze meg, hogy az Ön által használt eszközök támogatják-e az API-t, és használja ki az összekapcsolásuk lehetőségét. Könnyen megtakaríthat több tíz munkaórát havonta.
