Většina malých a středních firem si s jedním nástrojem pro řízení firmy nevystačí. Často vedou účetnictví v účetním systému, fakturují přes mobilní aplikaci, v dalším programu vedou sklad a k tomu mají třeba e-shop. Pro tyto firmy je důležité, aby si co nejvíc zjednodušily přenášení dat. To jim nejvíce usnadní API.
API neboli aplikační programové rozhraní je nejčastějším způsobem, jak firmy propojují programy a aplikace, ve kterých pracují. Díky API si totiž nástroje na pár kliknutí nebo i zcela automaticky vyměňují data. Například objednávky z e-shopu automaticky proudí do účetního systému a ve skladovém systému se automaticky vyskladňuje zboží z e-shopových objednávek.
Pokud program podporuje API, můžete ho propojit s jakýmkoliv jiným systémem, který tuto technologii také umí využít. Vývojáři často navrhují programy tak, aby bylo propojení dvou systémů co nejjednodušší a uživatelé si s tím poradili i bez pomoci IT specialisty. Někdy vám stačí tzv. API klíč, který zkopírujete z jednoho programu do druhého.
Jak propojení nástrojů usnadňuje každodenní byznys
Pokud firma nebo podnikatel nemá své systémy propojené, tak musí například ručně přepisovat data z jednoho programu do druhého, hlídat, aby byla data v obou systémech aktuální, a neustále mezi systémy překlikávat.
Po propojení nástrojů se data mezi nástroji pravidelně synchronizují. Mezi systémy se automaticky přenáší doklady, stavy, dokumenty nebo třeba kontakty v adresáři. To firmě ušetří až desítky hodin měsíčně, které by podnikatel nebo zaměstnanci trávili přepisováním dat. Bez ručního přepisování se také výrazně sníží chybovost.
Automatizace účetnictví pomocí API vypadá v praxi třeba tak, že když používáte fakturační aplikaci na mobilu a vytvoříte v ní fakturu, automaticky se odešle do účetního programu k zaúčtování. Stav dokladů v obou systémech je vždy aktuální.
Čím víc aplikací propojíte, tím víc času ušetříte
Účetní program pomocí API propojíte například s:
- e-shopem,
- skladovým systémem,
- fakturační aplikací,
- CRM
- nebo dalším účetním systémem, který používá vaše účetní.
Po propojení fungují procesy například tak, že:
- z fakturační aplikace odesíláte faktury k zaúčtování do účetního programu,
- ve skladovém systému a účetním programu jsou vždy synchronizované aktuální stavy zboží,
- klienti vytvoření v CRM se automaticky přenesou do adresáře v účetním systému,
- účetní program odešle faktury do rozhraní e-shopu, kde si je mohou zákazníci stáhnout.
Příklad z praxe: Propojení účetního programu Money S3 s fakturační appkou iDoklad
Money S3 je oblíbený český účetní program a program pro správu skladu, který obsahuje modul API pro napojení na další aplikace. Pokud ho propojíte například s fakturační aplikací iDoklad, tak kompletně automatizujete přenos dat a dokladů mezi oběma nástroji.
Z fakturační aplikace se hned po vytvoření posílají faktury k zaúčtování do Money S3. Pokud navíc v iDokladu evidujete stav skladu nebo ceník, díky API ho v obou nástrojích synchronizujete.
Zjistěte si tedy, zda nástroje, se kterými pracujete, API podporují a využijte možnost jejich propojení. Ušetříte vám to klidně desítky hodin práce měsíčně.
